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如何打造优秀组织的平台效率——揭密蓝光秘书体系运行逻辑

求是君认为,探究一家企业管理水平如何,从一些不为人知的细节上就能见出真章。
“有人说我事半功倍,那么至少一半是我秘书的贡献。”通用集团前CEO杰克·韦尔奇如是说,“在GE工作20年时间里,因为我有位优秀的秘书,少为我节约了一万多个小时。”
任正非也曾多次表示,华为十几万人的团队之所以如此高效,与3000多名秘书的无缝沟通衔接、高效推进工作是分不开的。
由此可见,高管团队的高效协作与决策,是一家优秀企业管理水平最直接的体现,而支撑其运行的秘书体系打造,则是其中竞争力不可分割的组成部分。
这一切,在地产黑马蓝光也得到了印证。
近年来,蓝光地产强势崛起,挺进行业前22强。蓝光的打法为何如此犀利?业界从不同角度进行了解读与猜测。实际上,蓝光对其秘书体系的打造,就能看出这家企业在管理上的远见与决心。
 
打造秘书方阵,给决策管理层以支撑
9月15日,蓝光集团总部大楼下聚集了一队俊男靓女,形成了一道亮丽的风景线。秋风送爽带来丝丝凉意,但在场的每一个人都是热情满满,神采飞扬。
这是蓝光秘书体系建立后的一次提升培训。据了解,这次培训将总部、区域及产业集团的秘书齐聚一堂,分享优秀秘书工作经验,深入探讨秘书体系建设的各个环节,共同规划秘书体系的价值支点。
蓝光发展首席人力资源官孟宏伟、蓝光集团董事长助理王璐等参加会议。孟宏伟在会议中对秘书工作的价值和优秀秘书的素质进行了解读。王璐对秘书体系建设的规划方案、发展要求进行了整体部署。
由此,蓝光秘书体系揭开了神秘面纱,第一次进入公众视野。求是君了解到,蓝光秘书体系建设是一次从0到1的革新。
两个月前,为了更精准的向上支撑,更高效的向下传递,筹建并形成高管决策推动落实的平台支撑能力,蓝光自上而下开始推动秘书体系建设工作。
按照相关方案,蓝光下设综合管理办公室,下设秘书一部、秘书二部、秘书三部、礼宾接待部。
其中,秘书一部主要负责董事长日常事务管理;秘书二部主要负责总部副总裁及以上、区域总裁、产业集团董事长/总裁的秘书工作;秘书三部主要负责总部各职能中心日常事务和基础性工作;设立礼宾接待部,主要负责公司重大接待。
企业试验田,让决策执行产生“化学反应”
 
蓝光为什么要打造全新的秘书体系?经求是君了解,主要是要达成以下目的。
一是协助核高层做好时间管理。在日程管理上,将工作根据重要性/紧迫性分成几类,让核高层知道忙的价值在哪里。在会议管理上,确保会议质量、会议效率、真正为解决问题而开会;在计划管理上,将计划管控工具线上化,通过信息化推动计划管控及时性、准确性,并对过程持续跟踪,对结果及时反馈。
二是推动区域/总部专项业务有效决策。包括对时间资源和效率资源进行整合;从建立决策专项机制、会议时间强管控、职责强管控、计划强管控等方面规范管理;通过对称信息、聚焦决策来提高效率。
三是辅助核高层决策推动执行。在规范操作上,用操作手册指导决策推动、资源统筹、关系维护、行程管理等具体操作;在规范工具上,推动落实操作成果的落地。
求是君认为,蓝光对秘书体系的打造,可谓是牵一发而动全身,是非常妙的一步棋。规范秘书的行为,一定程度上能“规范”领导的行为。秘书之间统一步调,高度协同,必然将让领导与领导之间高度协同,产生默契与协同价值。
众所周知,催化剂并不参与化学反应,但提升了化学反应的速度。在蓝光,对整个秘书体系的打造,无疑将提升决策执行系统的效率,让整个企业产生“化学反应”。
既保障效率,又是培养人才梯队
 
打铁还需自身硬。秘书体系的能量,取决于每一位秘书的自身能力和他们之间的协同效应。秘书体系的打造,意味着对秘书人才体系建设的革新。
为了培养更多的优秀秘书,做人才储备,提升各业务秘书的专业技能与软性服务,蓝光秘书体系对标行业,学习不同体系的秘书管理机制。
比如说,对秘书体系的管理、选拔、培训、考核,都做了统一的规范要求。增加导师机制、总部培养机制、月度基础测试、年度学分制、自我提升计划,对每一位秘书的工作、学习进行全面支撑。
求是君发现,目前很多企业对秘书岗还采用单一的管理阶梯晋升制度,造成了秘书岗在职场发展受限。但在蓝光,则系统性规划秘书成长通路,提供横向、纵向提升机会。
据了解,在蓝光,在秘书岗位上成长起来的管理人才数不胜数,蓝光发展首席运营官余驰就是其中杰出代表。同样,在华为,由秘书成长为公司副总裁的张燕燕也是秘书体系的标杆。
人在事先,人才为王。蓝光秘书体系的建设,同样体现了蓝光的人才哲学和人才逻辑。
 
未来,蓝光秘书体系将会产生怎样的价值?对此孟宏伟认为,这取决于整个蓝光秘书体系是否形成合力。他说,蓝光需要的不仅是一个个优秀的独立的业务秘书,更是一个能在幕后支撑公司运营、基础管理的秘书体系。
求是君则认为,蓝光在发展壮大的过程中,不断地对标学习,对公司管理水平的不断治理,所展现出来的视野和格局,才是业界关注的焦点。

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